TÌM HIỂU VỀ SAO Y (CHỨNG THỰC)

1. Sao y (chứng thực bản sao) từ bản chính là gì?

Căn cứ theo khoản 10, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 có quy định như sau:

– “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.”

Còn Căn cứ theo khoản 1 và khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch có quy định như sau:

– ” Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

– Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.”

* Thẩm quyền sao y (chứng thực bản sao) sẽ bao gồm các cơ quan, đơn vị, các nhân sau:

+ Phòng Tư pháp;

+ UBND xã, phường;

+ Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài;

+ Công chứng viên.

– Cụ thể người thực hiện chứng thực là Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

* Các hình thức sao y bản chính:

– Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì sao y gồm: sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

+ Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

+ Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

* Giá trị pháp lý của bản sao y từ bản chính:

Căn cứ theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì giá trị của bản sao y bản chính là.

– Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

– Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.

– Hợp đồng, giao dịch được chứng thực là chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch, về năng lực hành vi dân sự, ý chí từ nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên,…

Lưu ý: Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và thông tư 01/2020 thì không có giá trị pháp lý.

2. Hồ sơ, thủ tục sao y bản chính.

Khi sao y cần tài liệu là một trong hai loại là bản gốc hoặc bản chính được tạo ra từ bản gốc.

Trong đó: 

– Bản gốc văn bản là bản đầu tiên, là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số nếu là văn bản điện tử. Có nghĩa là, người có thẩm quyền sẽ chỉ ký một lần trên bản gốc này.

– Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Lưu ý: Bản chính có thể có nhiều bản, nhưng bản gốc chỉ có duy nhất một bản.

* Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc: (căn cứ Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 Nghị định này thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

Bước 2: Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu. 

Nếu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này, 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.

Bước 3: Tiến hành chứng thực

Người chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính giấy tờ, văn bản thì thực hiện chứng thực:

– Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu

– Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực, sau đó ghi vào sổ chứng thực.

Với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lại.

Có thể chứng thực một hoặc nhiều bản sao từ một bản gốc giấy tờ trong cùng một thời điểm.

Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả

Được thực hiện theo Điều 7 Nghị định này, được cấp ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15h thì cấp bản sao trong ngày làm việc tiếp theo, trừ các trường hợp quy định khác.

Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

3. Những văn bản nào được phép và không được phép sao y (chứng thực bản sao) từ bản chính?

3.1. Những văn bản được phép sao y (chứng thực bản sao) từ bản chính?

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì những văn bản được phép sao y từ bản chính gồm:

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

* Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính:

– Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao.

– Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.

3.2. Những văn bản không được phép sao y (chứng thực bản sao) từ bản chính?

Những văn bản, giấy tờ không được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

– Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

– Bản chính có nội dung thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội

+ Nội dung tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ XHCN Việt Nam

+ Nội dung xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam

+ Nội dung xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức

+ Nội dung vi phạm quyền công dân

– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của người nước ngoài, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, cụ thể:

Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại

– Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.