SỔ ĐĂNG KÝ CỔ ĐÔNG CÓ BẮT BUỘC ĐỐI VỚI CÔNG TY CỔ PHẦN

Tình huống pháp lý: 

Tôi mới thành lập Công ty cổ phần cùng một số người bạn, tôi có nghe nói đến Sổ đăng ký cổ đông trong Công ty cổ phần dùng để lưu trữ thông tin của các cổ đông của công ty. Vậy Sổ đăng ký cổ đông có bắt buộc không? Nếu công ty tôi không có Sổ đăng ký cổ đông thì có bị xử phạt hay không? Mong Quý Công ty Luật Ánh Sáng Việt sớm phản hồi.

Trả lời:

Cảm ơn Qúy Khách đã gửi câu hỏi đến Công ty Luật Ánh Sáng Việt (ASV). Đối với các yêu cầu tư vấn của Qúy Khách, sau khi nghiên cứu các quy định pháp luật liên quan, ASV có một số trao đổi như sau:

[1]. Sổ đăng ký cổ đông có bắt buộc đối với Công ty cổ phần?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 121 Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

“1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.”

Như vậy, theo quy định trên thì Anh/Chị thành lập công ty với loại hình Công ty cổ phần thì bắt buộc phải lập và lưu giữ Sổ đăng ký cổ đông bằng văn bản hoặc tập giữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này, kể từ thời điểm được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Và Sổ đăng ký cổ đông phải có các nội dung chủ yếu được quy định tại Khoản 2 Điều này, bao gồm:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;
• Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
• Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
• Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

Bên cạnh đó, Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu hoặc trích lục, sao chép nội dung sổ đăng ký cổ đông trong giờ làm việc của công ty hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán. Ngoài ra, trường hợp cổ đông có thay đổi địa chỉ thường trú thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ của cổ đông. (Theo Khoản 3,4 Điều 121 Luật doanh nghiệp 2014).

[2]. Xử phạt vi phạm hành chính khi không có Sổ đăng ký cổ đông

Như đã phân tích ở trên thì trường hợp Công ty Anh/Chị không lập và lưu giữ Sổ đăng ký cổ đông theo quy định đã viện dẫn thì Công ty đã vi phạm pháp luật về doanh nghiệp và sẽ bị xử lý vi phạm hành chính với mức phạt lên đến 15.000.000 đồng theo quy định tại điểm b, d Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, cụ thể:

“Điều 34. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
3. b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông;

…

1. d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.”

Ngoài ra, còn phải áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định tại Khoản 3 Điều 34 của Nghị định này đó là:

“3. Biện pháp khắc phục hậu quả:

…

đ) Buộc lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều này;

1. g) Buộc lưu giữ tài liệu theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này.

Trên đây là ý kiến tư vấn của ASV liên quan đến yêu cầu tư vấn của Qúy Khách trên cơ sở nghiên cứu các quy định pháp luật. Hy vọng ý kiến tư vấn của ASV sẽ hữu ích cho Qúy Khách

Công ty Luật Ánh Sáng Việt chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý về doanh nghiệp với đội ngũ chuyên viên pháp lý chuyên nghiệp. Quý khách hàng cần tư vấn và hỗ trợ thành lập doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến đường dây nóng: 0936 214 556 – 024.66846117.